Reprendre la main sur vos documents, et décider ce qu’ils peuvent devenir.

Introduction

Les documents sont omniprésents dans l’entreprise.
Factures, contrats, dossiers clients, documents RH, pièces justificatives : ils portent une grande partie de l’information métier critique.

Le problème n’est pas leur existence.
Le problème est la manière dont ils sont traités, manipulés et stockés.

Dans beaucoup d’organisations, deux approches dominent encore :

Dans les deux cas, le résultat est le même :
l’information reste difficilement exploitable, mal rangée, mal reliée aux systèmes, et coûteuse à maintenir.

Smiled est né de ce constat très concret.
Non pas parce que les documents posent problème, mais parce que les outils et méthodes utilisés pour les traiter ne sont plus adaptés aux exigences actuelles des entreprises.

Smiled a été conçu pour permettre une autre approche; Une plateforme capable de s’adapter aux documents propres à chaque organisation, de comprendre ce que l’entreprise souhaite en extraire, et de ranger automatiquement les bonnes données, au bon endroit, dans les bons systèmes.

Smiled n’impose pas un modèle unique.
Il permet de définir ce que les documents doivent devenir et d’exécuter cette logique de manière fiable, sécurisée et maîtrisée.

Smiled part de vos documents, pas d’un modèle générique

Chaque entreprise possède ses propres documents.
Formats spécifiques, mises en page récurrentes, règles métiers implicites, exceptions.

C’est précisément là que les approches génériques échouent.

Smiled a été conçu pour s’adapter aux documents réels de l’entreprise, pas à des modèles standards.
La plateforme permet de définir ce qui doit être reconnu, extrait et interprété, en fonction du contexte métier.

Ce choix est structurant :
Smiled apprend ce que l’entreprise considère comme important, et non l’inverse.

Configurer ce qui compte, pas tout extraire

Dans beaucoup de cas, la tentation est grande de vouloir tout extraire d’un document.
Mais cette approche produit rarement de la valeur.

Ce qui importe réellement, ce sont les informations qui alimentent des décisions, des processus, des systèmes. Le reste n’est souvent que du bruit.

Smiled adopte une logique différente.
Plutôt que de produire une extraction exhaustive, la plateforme permet de définir précisément ce qui a du sens pour l’entreprise. Elle se concentre sur les données utiles, celles qui doivent être structurées, exploitées et conservées dans le temps.

Cette approche réduit la complexité, améliore la cohérence et rend les usages beaucoup plus fiables. Les documents cessent d’être simplement lus : ils deviennent compris dans un cadre métier précis.

Du document à la bonne base de données

Dans de nombreuses organisations, le traitement du document s’arrête trop tôt.
Une fois lu ou extrait, il est stocké, archivé, parfois classé, mais rarement intégré de manière cohérente aux systèmes existants.

Avec Smiled, le document devient un point d’entrée.
Une fois l’information comprise et structurée, elle peut être orientée automatiquement vers les bons environnements : bases de données, outils métiers, systèmes internes.

Cette logique permet de créer un rangement fiable et durable, aligné avec les règles de l’entreprise. Les données issues des documents trouvent naturellement leur place, sans manipulation manuelle, sans rupture dans les processus.

Le document ne ralentit plus le système.

Les documents répertoriés dans des GED, des espaces partagés sont classés, parfois bien nommés, mais rarement exploitables au-delà de leur consultation individuelle.

Une fois les documents compris et structurés, Smiled permet d’ouvrir un autre type d’usage :
l’accès transversal à l’information.

Les documents ne sont plus seulement des fichiers à ouvrir un par un.
Ils deviennent un corpus cohérent, interrogeable, navigable, exploitable dans son ensemble.

Cette capacité change profondément la relation aux documents.
On ne cherche plus un fichier.
On cherche une information.

Smiled permet ainsi aux équipes de retrouver rapidement des éléments précis, de croiser des données issues de documents différents, et d’explorer un volume documentaire sans dépendre d’un classement rigide ou d’une connaissance préalable de l’arborescence.

Maîtriser les données, pas seulement les traiter

Rendre l’information accessible ne signifie pas la rendre accessible à tous.

Dans l’entreprise, l’accès aux documents et aux données est une question de rôles, de responsabilités et de périmètres.
Smiled s’inscrit strictement dans cette logique.

La plateforme ne fonctionne jamais de manière autonome ou hors contexte.
Elle s’appuie sur les mécanismes d’identité et de contrôle existants, notamment via Microsoft Entra ID, pour respecter les règles d’accès définies par l’organisation.

Smiled n’a pas accès à l’ensemble des documents par défaut.
Il n’accède qu’à ce qui lui est explicitement autorisé, et agit dans les limites des droits qui lui sont accordés.

Les accès, les actions possibles et les périmètres de visibilité sont définis par des mécanismes de Role-Based Access Control (RBAC).
Chaque utilisateur, chaque rôle, chaque usage est contraint par ces règles.

Cette approche permet de garantir que : l’information n’est visible que par les personnes légitimes, les recherches respectent les mêmes droits que les systèmes existants et que les usages avancés (recherche, exploration, assistance) restent conformes aux politiques internes

Smiled a été conçu pour pouvoir se conformer aux environnements les plus strictes en matière de cyber-sécurité.

Poser des bases solides pour la recherche et les usages avancés

Lorsque les documents sont correctement traités, structurés et rangés, de nouveaux usages deviennent possibles.
La recherche documentaire gagne en précision, les analyses transversales deviennent fiables, et l’automatisation peut enfin s’appuyer sur une donnée cohérente.

Smiled ne promet pas ces usages comme une finalité immédiate.
Il en crée les conditions.

En posant des fondations solides, la plateforme permet aux entreprises de construire progressivement des capacités plus avancées, sans dépendance excessive à des solutions ponctuelles.

Une plateforme conçue pour évoluer

Les besoins documentaires d’une entreprise ne sont jamais figés.
Les formats évoluent, les règles changent, les systèmes se transforment.

Smiled a été conçu comme une plateforme évolutive, capable d’accompagner ces changements sans remettre en cause l’existant. De nouveaux types de documents peuvent être intégrés, de nouvelles logiques définies, de nouveaux usages construits.

Cette capacité d’évolution est au cœur de la vision Smiled : fournir un socle durable, plutôt qu’une réponse ponctuelle à un problème isolé.

Les documents continueront d’exister au cœur des organisations.
Ils porteront toujours une grande partie de l’information métier, des décisions et des obligations opérationnelles.

La différence ne se fera plus sur leur volume ou leur format, mais sur la manière dont ils sont traités, compris, gouvernés et exploités.

Smiled a été conçu pour répondre à cette réalité concrète.
Non pas en imposant un usage unique, mais en offrant une plateforme capable de s’adapter aux documents, aux règles et aux contraintes propres à chaque entreprise.

FAQ

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Le plus grand danger de l’intelligence artificielle est que les gens concluent trop tôt qu’ils la comprennent. – Eliezer Yudkowsky ¹

Smiled est une plateforme intégrée d’IA développée par Squaremiled. Cette plateforme innovante permet aux utilisateurs de piloter des actions vers des API personnalisées et de s’intégrer dans des applications existantes. En outre, elle offre des capacités de recherche améliorée grâce à la technologie RAG (Retrieval-Augmented Generation).

Dans cet article, nous allons vous expliquer les deux grandes parties de Smiled. Nous vous offrirons un mini aperçu de ses fonctionnalités principales et de la manière dont elles peuvent transformer et optimiser les interactions utilisateur et les processus de recherche au sein des entreprises.

Depuis 2018, l’adoption des chatbots a connu une croissance exponentielle, passant de 40,9 millions de dollars en 2018 à 137,6 millions de dollars en 2023, avec une projection de 454,8 millions de dollars d’ici 2027 ^{2 3}

Déclenchement automatique d’action

Smiled propose une surcouche sur les applications déjà existantes permettant de piloter certaines actions par des instructions en langage naturel envoyé par les utilisateurs.

Chez Squaremiled, nous utilisons d’ores et déjà Smiled pour permettre à nos collaborateurs de faire les actions permises par notre outil de planning : Teamhub, avec le langage naturel.

Par exemple la pose d’une demande de congé, qui normalement nécessite une action dans l’interface, peut être faite via l’interface de chat de l’assistant Smiled :

Smiled permet aussi d’établir des plans d’actions pour gérer des tâches plus complexes, en utilisant les fonctions propres au business et qui lui sont fournies.

Par exemple, si Smiled a accès à votre calendrier, vous pouvez lui faire des demandes comme : « Pose un jour de congé la semaine prochaine à un moment où je n’ai pas de réunion importante.

Smiled va automatiquement générer un plan d’action, en récupérant d’abord les évenements de votre calendrier pour la semaine suivante, puis en fonction du résultat poser un jour de congé au jour qu’il estime être le plus adéquat.

Ceci n’est qu’un aperçu des possibilités offertes par Smiled sur l’API de Squaremiled adaptée à ses besoins, mais il est possible de fournir la description d’autres fonctions, qui peuvent être des appels à des API externes, pour répondre à d’autres nécessités.

La recherche d’information

According to a McKinsey report, employees spend 1.8 hours every day—9.3 hours per week, on average—searching and gathering information. Put another way, businesses hire 5 employees but only 4 show up to work; the fifth is off searching for answers, but not contributing any value.⁴

Les employés d’une entreprise passent environ 30% de leur journée à rechercher des informations, qu’il s’agisse d’informations générales ou de celles présentes dans leurs documents d’entreprises internes. Grâce aux nouvelles possibilités offertes par l’Intelligence Artificielle, et plus précisément des progrès exceptionnels dans le domaine de la compréhension du langage, ces recherches peuvent être beaucoup plus rapides.

Squaremiled, par l’intermédiaire de son outil Smiled, utilise ces nouvelles technologies afin de permettre des recherches d’information plus efficaces.

Le RAG :

Un secteur de la recherche est entièrement dédié à la notion de RAG (Retrieval Augmented Generation), ensemble de techniques permettant d’augmenter la fiabilité des modèles d’IA génératives à l’aide de données récupérées depuis des sources de données externes.

Ces techniques permettent d’utiliser la puissance des modèles actuels tels que Open AI ChatGPT, les modèles de Mistral, voire des modèles locaux pour qu’ils soient en mesure de fournir des informations non seulement sur leurs données d’entraînement, mais sur n’importe quelles données qu’on met à disposition.

Dans le contexte d’une entreprise, il devient alors possible de construire un assistant capable de répondre à des questions sur des documents internes, et de citer les sources utilisées, en utilisant de manière efficace une partie des documents fournis pouvant répondre à la question, en prenant en compte l’historique de la conversation.

Conclusion

Smiled s’appuie sur deux leviers pour augmenter la productivité des entreprises tout en optimisant les coûts des appels aux modèles de langage :

• La recherche d’information, en implémentant des techniques de RAG permettant de récupérer des informations sur des bases de documents internes
• Le déclenchement automatique d’action, permettant de générer des processus basés sur des fonctions disponibles grâce au langage naturel

Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter !

1. https://www.nisum.com/nisum-knows/top-10-thought-provoking-quotes-from-experts-that-redefine-the-future-of-ai-technology ↩︎
2. https://whatsthebigdata.com/chatbot-statistics/ ↩︎
3. https://www.expertmarketresearch.com/reports/chatbot-market ↩︎
4. https://utrconf.com/top-3-reasons-why-we-spend-so-much-time-searching-for-information/ ↩︎

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