Smiled : repenser la manière dont l’entreprise exploite ses documents.

Reprendre la main sur vos documents, et décider ce qu’ils peuvent devenir.

Introduction

Les documents sont omniprésents dans l’entreprise.
Factures, contrats, dossiers clients, documents RH, pièces justificatives : ils portent une grande partie de l’information métier critique.

Le problème n’est pas leur existence.
Le problème est la manière dont ils sont traités, manipulés et stockés.

Dans beaucoup d’organisations, deux approches dominent encore :

Dans les deux cas, le résultat est le même :
l’information reste difficilement exploitable, mal rangée, mal reliée aux systèmes, et coûteuse à maintenir.

Smiled est né de ce constat très concret.
Non pas parce que les documents posent problème, mais parce que les outils et méthodes utilisés pour les traiter ne sont plus adaptés aux exigences actuelles des entreprises.

Smiled a été conçu pour permettre une autre approche; Une plateforme capable de s’adapter aux documents propres à chaque organisation, de comprendre ce que l’entreprise souhaite en extraire, et de ranger automatiquement les bonnes données, au bon endroit, dans les bons systèmes.

Smiled n’impose pas un modèle unique.
Il permet de définir ce que les documents doivent devenir et d’exécuter cette logique de manière fiable, sécurisée et maîtrisée.

Smiled part de vos documents, pas d’un modèle générique

Chaque entreprise possède ses propres documents.
Formats spécifiques, mises en page récurrentes, règles métiers implicites, exceptions.

C’est précisément là que les approches génériques échouent.

Smiled a été conçu pour s’adapter aux documents réels de l’entreprise, pas à des modèles standards.
La plateforme permet de définir ce qui doit être reconnu, extrait et interprété, en fonction du contexte métier.

Ce choix est structurant :
Smiled apprend ce que l’entreprise considère comme important, et non l’inverse.

Configurer ce qui compte, pas tout extraire

Dans beaucoup de cas, la tentation est grande de vouloir tout extraire d’un document.
Mais cette approche produit rarement de la valeur.

Ce qui importe réellement, ce sont les informations qui alimentent des décisions, des processus, des systèmes. Le reste n’est souvent que du bruit.

Smiled adopte une logique différente.
Plutôt que de produire une extraction exhaustive, la plateforme permet de définir précisément ce qui a du sens pour l’entreprise. Elle se concentre sur les données utiles, celles qui doivent être structurées, exploitées et conservées dans le temps.

Cette approche réduit la complexité, améliore la cohérence et rend les usages beaucoup plus fiables. Les documents cessent d’être simplement lus : ils deviennent compris dans un cadre métier précis.

Du document à la bonne base de données

Dans de nombreuses organisations, le traitement du document s’arrête trop tôt.
Une fois lu ou extrait, il est stocké, archivé, parfois classé, mais rarement intégré de manière cohérente aux systèmes existants.

Avec Smiled, le document devient un point d’entrée.
Une fois l’information comprise et structurée, elle peut être orientée automatiquement vers les bons environnements : bases de données, outils métiers, systèmes internes.

Cette logique permet de créer un rangement fiable et durable, aligné avec les règles de l’entreprise. Les données issues des documents trouvent naturellement leur place, sans manipulation manuelle, sans rupture dans les processus.

Le document ne ralentit plus le système.

Les documents répertoriés dans des GED, des espaces partagés sont classés, parfois bien nommés, mais rarement exploitables au-delà de leur consultation individuelle.

Une fois les documents compris et structurés, Smiled permet d’ouvrir un autre type d’usage :
l’accès transversal à l’information.

Les documents ne sont plus seulement des fichiers à ouvrir un par un.
Ils deviennent un corpus cohérent, interrogeable, navigable, exploitable dans son ensemble.

Cette capacité change profondément la relation aux documents.
On ne cherche plus un fichier.
On cherche une information.

Smiled permet ainsi aux équipes de retrouver rapidement des éléments précis, de croiser des données issues de documents différents, et d’explorer un volume documentaire sans dépendre d’un classement rigide ou d’une connaissance préalable de l’arborescence.

Maîtriser les données, pas seulement les traiter

Rendre l’information accessible ne signifie pas la rendre accessible à tous.

Dans l’entreprise, l’accès aux documents et aux données est une question de rôles, de responsabilités et de périmètres.
Smiled s’inscrit strictement dans cette logique.

La plateforme ne fonctionne jamais de manière autonome ou hors contexte.
Elle s’appuie sur les mécanismes d’identité et de contrôle existants, notamment via Microsoft Entra ID, pour respecter les règles d’accès définies par l’organisation.

Smiled n’a pas accès à l’ensemble des documents par défaut.
Il n’accède qu’à ce qui lui est explicitement autorisé, et agit dans les limites des droits qui lui sont accordés.

Les accès, les actions possibles et les périmètres de visibilité sont définis par des mécanismes de Role-Based Access Control (RBAC).
Chaque utilisateur, chaque rôle, chaque usage est contraint par ces règles.

Cette approche permet de garantir que : l’information n’est visible que par les personnes légitimes, les recherches respectent les mêmes droits que les systèmes existants et que les usages avancés (recherche, exploration, assistance) restent conformes aux politiques internes

Smiled a été conçu pour pouvoir se conformer aux environnements les plus strictes en matière de cyber-sécurité.

Poser des bases solides pour la recherche et les usages avancés

Lorsque les documents sont correctement traités, structurés et rangés, de nouveaux usages deviennent possibles.
La recherche documentaire gagne en précision, les analyses transversales deviennent fiables, et l’automatisation peut enfin s’appuyer sur une donnée cohérente.

Smiled ne promet pas ces usages comme une finalité immédiate.
Il en crée les conditions.

En posant des fondations solides, la plateforme permet aux entreprises de construire progressivement des capacités plus avancées, sans dépendance excessive à des solutions ponctuelles.

Une plateforme conçue pour évoluer

Les besoins documentaires d’une entreprise ne sont jamais figés.
Les formats évoluent, les règles changent, les systèmes se transforment.

Smiled a été conçu comme une plateforme évolutive, capable d’accompagner ces changements sans remettre en cause l’existant. De nouveaux types de documents peuvent être intégrés, de nouvelles logiques définies, de nouveaux usages construits.

Cette capacité d’évolution est au cœur de la vision Smiled : fournir un socle durable, plutôt qu’une réponse ponctuelle à un problème isolé.

Les documents continueront d’exister au cœur des organisations.
Ils porteront toujours une grande partie de l’information métier, des décisions et des obligations opérationnelles.

La différence ne se fera plus sur leur volume ou leur format, mais sur la manière dont ils sont traités, compris, gouvernés et exploités.

Smiled a été conçu pour répondre à cette réalité concrète.
Non pas en imposant un usage unique, mais en offrant une plateforme capable de s’adapter aux documents, aux règles et aux contraintes propres à chaque entreprise.

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